لوگو همکار ما

یک همکار دقیق برای تمام کارهای شما

مجموعه ابزارهای «همکار ما» برای ساده‌سازی فرآیندهای پیچیده، افزایش بهره‌وری و کمک به رشد کسب‌وکار شما طراحی شده‌اند.

مشاهده سایر محصولات ما

فهرست مطالب

راهنمای جامع نرم‌افزار دفتر مهندسی همکار ما

نسخه کامل | شامل دستورالعمل‌های راه‌اندازی، مالی و مدیریتی

۱. شروع به کار و فعال‌سازی

۱-۱. ورود امن

سیستم دارای مکانیزم احراز هویت رمزنگاری شده است.

هشدار امنیتی: لطفاً بلافاصله پس از اولین ورود، از منوی کاربران، رمز عبور خود را تغییر دهید.

۱-۲. فعال‌سازی لایسنس (License Activation)

نرم‌افزار مجهز به قفل سخت‌افزاری نرم‌افزاری (Machine ID) است.

  1. در صفحه فعال‌سازی، شناسه دستگاه (Machine ID) نمایش داده می‌شود.
  2. فایل لایسنس دریافتی (فرمت .lic) را بارگذاری کنید.
  3. در صورت نیاز به تمدید، گزینه "تمدید لایسنس" را انتخاب کنید.

۲. داشبورد مدیریتی و ویجت‌ها

داشبورد نرم‌افزار، مرکز فرماندهی دفتر شماست. در نسخه جدید، ویجت‌های هوشمند برای رصد لحظه‌ای وضعیت دفتر اضافه شده است.

۲-۱. کاشی‌های کلیدی (KPI Cards)

در بالای صفحه، ۴ آمار حیاتی نمایش داده می‌شود:

پروژه‌های فعالتعداد کل پروژه‌هایی که هنوز بایگانی نشده‌اند و در جریان هستند.
مانده حسابموجودی نقد واقعی دفتر (کل دریافتی‌ها منهای تمام هزینه‌ها و پرداختی‌ها).
درآمد ماه جاریمجموع واریزی‌های کارفرمایان در ماه شمسی جاری.
هزینه ماه جاریمجموع حقوق پرداختی به مهندسین + هزینه‌های جاری دفتر در ماه جاری.

۲-۲. هشدارهای هوشمند (Smart Alerts)

سیستم به صورت خودکار داده‌ها را تحلیل کرده و در موارد زیر هشدار می‌دهد:

۲-۳. تشریح ویجت‌های کاربردی

نام ویجت توضیحات
نمودار درآمد و هزینه نمایش گرافیکی جریان نقدینگی در ۶ ماه گذشته برای مقایسه سودآوری و هزینه‌ها.
پایپ‌لاین پروژه (Pipeline) نموداری که نشان می‌دهد تراکم کاری شما در کدام مرحله (مثلاً "طراحی" یا "اخذ جواز") بیشتر است.
فید فعالیت‌ها (Activity Feed) نمایش زنده آخرین پروژه‌های ایجاد شده و وظایف تکمیل شده توسط پرسنل.
ردیاب هدف (Goal Tracker) نمایش درصد تحقق "هدف سود ماهانه" که در تنظیمات پروفایل تعیین کرده‌اید.
تقویم کاری نمایش تقویم شمسی شامل تعطیلات رسمی ۱۴۰۴ و سررسید وظایف پروژه‌ها.

۳. پیکربندی و تنظیمات اولیه

این تنظیمات زیرساخت محاسبات مالی و حقوقی نرم‌افزار را تشکیل می‌دهند.

۳-۱. پروفایل دفتر

مسیر: تنظیمات > پروفایل دفتر

لوگوی بارگذاری شده در این بخش، به صورت خودکار در سربرگ قراردادها، رسیدهای پرداخت و صورت‌حساب‌های کارفرما چاپ می‌شود.

۳-۲. تنظیمات مالی پیش‌فرض

مسیر: تنظیمات > تنظیمات مالی

در این بخش، قوانین کلی دفتر را تعریف کنید. این درصدها مبنای محاسبه پیش‌فرض سهم مهندسین خواهند بود (هرچند در هر پروژه قابل تغییر هستند):

۳-۳. مدیریت تعرفه‌ها (Tariffs)

مسیر: تنظیمات > تعرفه‌ها

محاسبات حق‌الزحمه پروژه بر اساس سال، تعداد طبقات و رشته انجام می‌شود.

نکته کاربردی: شما می‌توانید لیست تعرفه‌های جدید نظام مهندسی را از طریق فایل اکسل به صورت یکجا وارد سیستم کنید تا نیازی به ورود دستی صدها ردیف نباشد.

۳-۴. قالب‌های گردش کار (Workflow Templates)

مراحل انجام کار (فازها) را تعریف کنید (مثلاً: تشکیل پرونده -> دستور نقشه -> طراحی -> تاییدیه). برای هر فاز، می‌توانید چک‌لیست وظایف پیش‌فرض تعریف کنید تا در هر پروژه جدید کپی شوند.

۴. مدیریت اشخاص (CRM)

۴-۱. همکاران و مهندسین

مسیر: اشخاص > افزودن

هنگام تعریف مهندس، موارد زیر حیاتی هستند:

۴-۲. کارفرمایان

ثبت کد ملی و شماره تماس کارفرما برای جستجوی سریع، سوابق پروژه و صدور فاکتور الزامی است.

۵. مدیریت پیشرفته پروژه

۵-۱. ثبت پروژه و محاسبات خودکار

  1. کارفرما و قالب گردش کار را انتخاب کنید.
  2. اطلاعات کلیدی: متراژ (متر مربع) و تعداد طبقات را وارد کنید.
  3. نتیجه: سیستم بلافاصله بر اساس آخرین تعرفه فعال، مبلغ حق‌الزحمه طراحی و نظارت را محاسبه و پیشنهاد می‌دهد.

۵-۲. تابلوی مدیریت پروژه (Kanban)

نرم‌افزار از سیستم گردش کار بصری استفاده می‌کند.

۵-۳. چک‌لیست‌ها و وظایف

هر فاز دارای چک‌لیست مخصوص است. درصد پیشرفت پروژه در داشبورد، دقیقاً بر اساس نسبت تعداد آیتم‌های تیک‌خورده در این چک‌لیست‌ها محاسبه می‌شود.

۵-۴. مدیریت ذینفعان (Stakeholders)

در هر پروژه، باید مشخص کنید چه کسانی نقش دارند.

۵-۵. تولید قرارداد

در صفحه پروژه، می‌توانید فایل PDF قرارداد را تولید کنید (حالت سریع با متن استاندارد یا حالت سفارشی با امکان ویرایش تعهدات).

۶. سیستم مالی پروژه

این بخش قدرتمندترین قسمت نرم‌افزار است که محاسبات پیچیده کسورات و درآمدها را خودکار می‌کند.

۶-۱. درآمد از کارفرما (Invoices)

شامل صدور پیش‌فاکتور، ثبت دریافتی (نقد/چک) و محاسبه خودکار مانده بدهی کارفرما.

۶-۲. پرداختی به مهندسین (Payouts)

موتور محاسبه‌گر هوشمند برای تسویه حساب با مهندسین از فرمول زیر استفاده می‌کند:

مبلغ ناخالص = (متراژ پروژه × نرخ تعرفه آن رشته)
کسورات = (سهم دفتر % + سهم نظام % + صندوق حمایت % + هزینه ترسیم + تخفیفات)
-------------------------------------------------------
مبلغ قابل پرداخت = مبلغ ناخالص - کسورات

ویژگی‌های کلیدی:

۶-۳. آیتم‌های مالی اضافی (Extra Items)

برخی هزینه‌ها در تعرفه رسمی نیستند اما بخشی از قرارداد هستند (هزینه‌های برون‌سپاری).

مثال کاربردی: آزمایش خاک
۱. دریافت از کارفرما: ۶,۰۰۰,۰۰۰ تومان (درآمد پروژه)
۲. پرداخت به آزمایشگاه: ۵,۰۰۰,۰۰۰ تومان (هزینه برون‌سپاری)
۳. سود خالص دفتر: ۱,۰۰۰,۰۰۰ تومان (که در گزارش‌ها جداگانه لحاظ می‌شود)

۷. حسابداری عمومی دفتر

نرم‌افزار علاوه بر حسابداری پروژه‌ها، حسابداری داخلی دفتر را نیز مدیریت می‌کند.

۷-۱. ثبت هزینه‌ها (Expenses)

شامل هزینه‌های جاری مانند اجاره، حقوق پرسنل اداری، قبوض و خرید تجهیزات. امکان پیوست عکس فاکتور وجود دارد.

۷-۲. درآمدهای متفرقه

درآمدهایی غیر از قراردادهای نظارت/طراحی (مانند مشاوره ساعتی، آموزش، فروش نقشه آماده) را در این بخش ثبت کنید.

۷-۳. محاسبه سود خالص واقعی

در داشبورد حسابداری، سود خالص دفتر با فرمول زیر محاسبه و نمایش داده می‌شود:

سود خالص = (سهم دفتر از پروژه‌ها + سود آیتم‌های اضافی + درآمد متفرقه) - (هزینه‌های جاری دفتر)

۸. گزارش‌گیری جامع

تمامی گزارش‌ها قابلیت خروجی گرفتن به فرمت Excel را دارند.

۸-۱. گزارش سودآوری پروژه‌ها

تحلیل دقیق سود/زیان هر پروژه. ستون‌های خروجی:

۸-۲. گزارش عملکرد همکاران

برای ارزیابی بهره‌وری مهندسین، شامل تعداد پروژه‌های فعال و مجموع کل دریافتی‌ها.

۸-۳. تراز مالی مشتریان

لیست تمام کارفرمایان به همراه سود خالص حاصل از هر مشتری (دریافتی منهای هزینه‌های پروژه). قابلیت چاپ PDF برای ارائه صورت‌وضعیت به مشتری نیز وجود دارد.

۹. پشتیبان‌گیری و بازیابی